Adjoint ou adjointe à la gestion au Bureau du syndic

Adjoint ou adjointe à la gestion au Bureau du syndic
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Le Barreau du Québec cherche son futur adjoint ou sa future adjointe à la gestion au Bureau du syndic pour un poste permanent syndiqué.
Horaire de travail :
33,75 h/semaine

Lieu de travail :
Maison du Barreau (Vieux-Montréal)

Date d’entrée en poste :
Dès que possible

Échelle salariale annuelle :
De 46 066 $ à 65 80+ $

Le Bureau du syndic assure la protection du public. Il est responsable des enquêtes concernant la conduite dérogatoire des avocats, du dépôt des plaintes disciplinaires, et des enquêtes en matière de réinscription et de changement de statut. Il effectue la conciliation des comptes d’honoraires des avocats et offre un service d’information au public et aux membres de l’Ordre. Il intervient également dans le cadre de prises de possession et perquisitions.

L’adjoint ou l’adjointe assure diverses tâches administratives pour le syndic ou la syndique et le superviseur ou la superviseure du personnel administratif au Bureau du syndic.

Quel sera votre rôle?
Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes :
Ouvrir le tiroir Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes : Fermer le tiroir Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes :

Tenir à jour l’agenda du syndic ou de la syndique ainsi que du superviseur ou de la superviseure du personnel administratif. Ce faisant, gérer l’organisation, la planification et la logistique des rencontres, coordonner les réunions, produire l’ordre du jour et les procès-verbaux le cas échéant;
Assister le syndic ou la syndique dans les tâches administratives et les procédures pour le traitement des demandes d’accès ainsi que la préparation des auditions devant la Commission d’accès à l’information;
Assurer la production des calendriers de remplacement reliés aux lignes téléphoniques ainsi que différents calendriers internes (vacances des employés et employées pendant la période estivale, garde sur rotation des syndics adjoints et syndiques adjointes, garde pendant les congés fériés, etc.);
Proposer des projets de lettres et traiter divers documents, correspondances, rapports, etc. et effectuer la saisie et la numérisation au système informatique;
Collaborer à la production des statistiques (mensuelles, trimestrielles, annuelles, etc.) et colliger la production de divers tableaux de données qui y sont reliés;
Effectuer les procédures nécessaires reliées aux transferts des dossiers, s’assurer de leur conformité et colliger les données;
Effectuer les procédures nécessaires et les demandes de résolutions en prévision de nominations diverses;
Assurer le suivi administratif des dossiers confiés aux syndics ou syndiques « ad hoc »;
Collaborer à la rédaction de différents procéduriers et de leurs mises à jour;
Effectuer le suivi des dépenses du Bureau du syndic ainsi que la réception, vérification et l’imputation des factures destinées au Bureau du syndic;
Colliger les données nécessaires reliés à l’octroi des mandats externes et tenir le tableau à jour;
Collaborer au suivi des multiples demandes de vérifications des membres du Tableau de l’Ordre. Effectuer les recherches nécessaires selon les différents postes convoités et colliger les données;
Répondre au besoin à diverses questions provenant des autres départements. Colliger des informations et échanger avec les différents départements en soutien au gestionnaire ou à la gestionnaire selon les projets en cours;
Effectuer les inscriptions des avocats et avocates à diverses formations. Assurer le suivi et colliger les données nécessaires destinées au Service des ressources humaines et matérielles relativement au budget annuel alloué aux formations;
Participer à l’amélioration continue et contribuer à la révision ainsi qu’à la mise en œuvre des processus au Bureau du syndic;
Assurer la formation des nouveaux employés administratifs ou professionnels ou nouvelles employées administratives ou professionnelles sur les outils informatiques utilisés et les différentes procédures internes;
Participer à l’intégration des nouvelles ressources et la planification des espaces de travail;
Participer à l’organisation logistique des formations et/ou d’événements dont le Bureau du syndic est responsable et assure les communications à l’égard des participants ou des participantes;
Au besoin, soutenir le personnel administratif dans leurs tâches;
Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs immédiats ou ses supérieures immédiates.
Qualifications requises
Ce poste est fait pour vous si vous possédez :
Un diplôme d’études collégiales ou l’équivalent;
Trois (3) années d’expérience pertinente.
Vous êtes reconnu ou reconnue pour :
Votre rigueur;
Votre organisation et gestion des priorités;
Votre autonomie;
Votre capacité d'adaptation, flexibilité et polyvalence;
Votre intégrité et professionnalisme;
Votre sens des responsabilités et fiabilité;
Votre capacité à entretenir de bonnes relations avec les collègues;
Votre discrétion et confidentialité;
Votre orientation client;
Votre communication interpersonnelle;
Votre excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
Votre maîtrise avancée de la suite Microsoft Office;
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Excel (un atout).
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Visez juste.
Veuillez soumettre votre candidature pour le concours AS-27 au plus tard le 23 mai 2025.

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Au Barreau du Québec, on met tout en place pour faciliter la recherche du juste équilibre chez nos talents.
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Des avantages qui facilitent la recherche du juste équilibre chez nos talents :
Conciliation travail-famille
Opportunité de contribuer à assurer la protection du public et à rendre la justice plus accessible pour tous
Sentiment d’appartenance à un groupe qui croit en sa mission et qui fait une réelle différence
Valorisation des talents, tous profils et ambitions confondus
Sécurité (sécurité financière, soutien à la retraite, soutien physique et mental)