Advisor, Compensation and People Services Systems

Competition Closing Date: May 30th, 2025

SUMMARY OF DUTIES

This role calculates, records, processes, and verifies details of salaries, appointments, separations, leave, Superannuation pension plan, benefits and insurance plans for all employees covered under one collective agreement.

The Advisor is accountable for providing services and expert advice to managers and employees with respects to all compensation and benefits issues, in keeping with established service standards, collective agreement, and federal policies, acts and legislations.

This role manages all aspects of time and attendance tracking as well as other compensation functions. The incumbent will assistant in the preparation of year end procedures, monthly benefit remittances, and audit preparations. The incumbent will have to maintain the integrity of the information stored in ADP WorkForce Now, Ingenium’s People Service management software. The advisor, assists and supports the PS Manager, Compensation & Systems as well as working closely with other branches of the People Services team and the organization.

EDUCATION

Post-secondary education at the university or college level. Or the equivalent experience in the fields related to business administration, human resources, finance or commerce.
The following certifications are considered an asset, Payroll Compliance Professional (CPC) and/or Payroll Leadership Professional Designation (PLP)
EXPERIENCE (minimum 3-5 years for every bullet point)

Experience in a pay and benefits role under the human resource umbrella (union environment);
Experience with pay administration procedures. Experience with the mathematical calculations and formulas required in salary administration, retroactivity, leave without pay benefits, and other pay and benefits related procedures;
Experience interpreting complex concepts and directives in order to provide sound advice to employees and managers;
Experience in the application of legislation, regulations rules and procedures relating to pay and benefits;
KNOWLEDGE

Comprehensive knowledge of a variety of pay and benefit systems and tools, including ADP WorkForce Now, the Data Capture Tool, the Compensation Web Application and Excel;
Ability to understand the collective agreement including the terms and conditions of employment for senior management and employees (both unionized and non-unionized);
Ability to address leave requests of all types and take necessary steps to adjust pay/benefits.
Thorough understanding of the Federal Government’s Pension plan, Public Service Dental Care Plan, Public Service Health Care Plan and Public Service Management Insurance Plan;
Knowledge of the following legislations: the Employment Insurance Act, Income Tax Act, Superannuation Act, CPP/QPP and provincial employment acts, employment policies, procedures and/or regulations.
Knowledge of processing a full year annual pay cycle;
Continuously update knowledge of the employment acts and all regulations, in order to ensure Ingenium is compliant with current laws.
COMPETENCIES

Strong communication skill, in both official languages;
Must have strong analytical and problem-solving skills;
The ability to conducted research and use resources effectively;
Exceptional discretion and judgement;
Ability to multitask, prioritize and work in a fast-paced environment with timely deliverables;
Client service skills - as a person of resource for the organization;
Work location: 1865 St. Laurent Blvd. Ottawa ON (under special circumstance, could be required to visit Ingenium 3 sites)
Language Requirement: Bilingual (CBC) (definition)
Security Requirements: Secret Union Affiliation: Excluded position

Classification: level 6

Position Number: +8+5

Please note that only candidates who are selected for the next stage of this selection process will be contacted.

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Statut d’emploi : temps plein, indéterminé
Horaire : 37.50 heures par semaine (lundi au vendredi)

Environnement de travail : Environnement de travail hybride

Date de clôture du concours :le 30 mai, 2025

** Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

SOMMAIRE DES FONCTIONS

Sous la supervision du gestionnaire de la rémunération et des systèmes de la fonction publique, le conseiller en rémunération et systèmes de la fonction publique joue un rôle essentiel dans l'administration des salaires et des avantages sociaux. Le conseiller est le remplaçant immédiat du gestionnaire de la rémunération et des systèmes de la fonction publique pour toutes les responsabilités. Il calcule, enregistre, traite et vérifie les détails des salaires, des nominations, des cessations d'activité, des congés, du régime de pension de retraite, des avantages sociaux et des régimes d'assurance pour tous les employés couverts par une convention collective. Le conseiller est chargé de fournir des services et des conseils d'expert aux gestionnaires et aux employés en ce qui concerne toutes les questions de rémunération et d'avantages sociaux, conformément aux normes de service établies, à la convention collective et aux politiques, lois et législations fédérales. Il gère tous les aspects du suivi du temps et des présences ainsi que d'autres fonctions liées à la rémunération. Le titulaire participera à la préparation des procédures de fin d'année, aux versements mensuels des prestations et à la préparation des audits. Le titulaire devra maintenir l'intégrité des informations entreposées dans ADP WorkForce Now, le logiciel de gestion du personnel d'Ingenium. Le conseiller assiste et soutient le gestionnaire de la rémunération et des systèmes, et travailles-en étroite collaboration avec d'autres branches de l'équipe des services aux personnes et de l'organisation.

ÉDUCATION

Formation post-secondaire de niveau universitaire ou collégial. Ou expérience équivalente dans les domaines liés à l'administration des affaires, aux ressources humaines, à la finance ou au commerce.
Les certifications suivantes sont considérées comme un atout : Professionnel de la conformité de la paie (CPC) et/ou Professionnel de la gestion de la paie (PLP).
EXPÉRIENCE

Les candidats doivent avoir de 3 à 5 ans d'expérience dans les fonctions suivantes ;

Expérience dans une fonction liée à la rémunération et aux avantages sociaux dans le cadre des ressources humaines (environnement syndical) ;
Expérience des procédures d'administration des salaires. Expérience des calculs mathématiques et des formules nécessaires à l'administration des salaires, de la rétroactivité, des congés sans solde et d'autres procédures liées à la rémunération et aux avantages sociaux ;
Expérience de l'interprétation de concepts et de directives complexes afin de fournir des conseils avisés aux employés et aux gestionnaires ;
Expérience de l'application de la législation, de la réglementation, des règles et des procédures relatives à la rémunération et aux avantages sociaux ;
CONNAISSANCES

Connaissance approfondie de divers systèmes et outils de rémunération et d'avantages sociaux, notamment ADP WorkForce Now, l'outil de saisie des données, l'application Web de rémunération et Excel ;
Capacité à comprendre la convention collective, y compris les conditions d'emploi des cadres supérieurs et des employés (syndiqués et non syndiqués) ;
Capacité à traiter les demandes de congé de tous types et à prendre les mesures nécessaires pour ajuster les salaires/avantages.
Connaissance approfondie du régime de pension du gouvernement fédéral, du régime de soins dentaires de la fonction publique, du régime de soins de santé de la fonction publique et du régime d'assurance de la gestion de la fonction publique ;
Connaissance des lois suivantes : la Loi sur l'assurance-emploi, la Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi sur la pension de retraite, le RPC/RRQ et les lois provinciales sur l'emploi, les politiques, les procédures et/ou les règlements en matière d'emploi.
Connaissance du traitement d'un cycle de paie annuel complet ;
Mettre continuellement à jour ses connaissances des lois sur l'emploi et de tous les règlements, afin de s'assurer qu'Ingenium est conforme aux lois en vigueur.
COMPÉTENCES

Solides compétences en matière de communication, dans les deux langues officielles ;
Avoir de solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes ;
Capacité à effectuer des recherches et à utiliser les ressources de manière efficace ;
Une discrétion et un jugement exceptionnels ;
Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à travailler dans un environnement où le rythme de travail est rapide et où les résultats doivent être fournis dans les délais impartis ;
Compétences en matière de service à la clientèle - en tant que personne-ressource pour l'organisation ;
Lieu de travail :1865 St. Laurent Blvd. Ottawa ON (dans des circonstances particulières, il pourrait être nécessaire de visiter les sites d'Ingenium 3)
Exigence linguistique: Bilingue (CBC) (definition)
Exigence de sécurité: secrète

Affiliation syndicale: Poste exclu

Classification: niveau 6

Numéro du poste: +8+5

Veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $6+,534.72-$84,621.21 per year

Benefits:

Company pension
Dental care
Extended health care
Life insurance
Vision care
Schedule:

Monday to Friday
Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1B 4L5