Adjoint/Adjointe, Programme

POSTE : Adjoint/adjointe, programme
SUPERVISEUR IMMÉDIAT : Directeur général/directrice générale de l'administration
DIVISION : Services généraux
LIEU : North Bay
RÉFÉRENCE : 800-17+-25
SALAIRE : De 73 112 $ à 86 008 $
QUI NOUS SOMMES :
La Commission de transport Ontario Northland (CTON) est un organisme de la province de l'Ontario qui offre des services de transport efficaces et essentiels. La CTON est une organisation moderne, tournée vers l'avenir, dont l'objectif est de fournir des services de transport sûrs et fiables. La CTON a une histoire riche de plus de 120 ans et entretient des liens étroits avec les collectivités qu'elle dessert. Comptant plus de +00 professionnels qualifiés, les membres de son personnel travaillent de concert pour améliorer les services de transport et veiller à ce qu'ils soient durables pour les générations futures. La CTON offre une culture d'entreprise dynamique, un salaire concurrentiel, un excellent ensemble d'avantages sociaux, un régime de retraite à prestations définies, des vacances payées, des jours de congé personnel payés et des réductions sur ses services d'autobus et de trains de passagers.
DÉCLARATION DE RESPONSABILITÉ :
L'adjoint ou l'adjointe, programme, devra fournir un soutien administratif et confidentiel de haut niveau, principalement au directeur général ou à la directrice générale de l'administration, ainsi qu'un soutien secondaire en matière de coordination aux directeurs et directrices qui relèvent du directeur général ou de la directrice générale. Le ou la titulaire de ce poste doit notamment gérer des renseignements opérationnels confidentiels, coordonner des réunions et des calendriers, soutenir la bonne communication à l'échelle de la division et prendre les dispositions nécessaires en vue des déplacements. L'adjoint ou l'adjointe, programme, devra faire preuve de discrétion, d'un esprit d'initiative et d'une grande compréhension des objectifs et des priorités de l'organisation, tout en veillant à une collaboration sans heurt et à l'efficacité des opérations administratives.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
- Fournir un soutien administratif complet au directeur général ou à la directrice générale de l'administration, y compris en ce qui touche la gestion des calendriers, la planification des réunions et le traitement des pièces de correspondance, et ce, en faisant preuve d'un haut degré de confidentialité et de professionnalisme.
- Agir à titre de principale personne-ressource auprès des cadres supérieurs, des directeurs et des directrices ainsi que des personnes-ressources à l'externe, et donner une première réponse aux demandes formulées.
- Coordonner les réunions avec les membres du personnel et les intervenants externes au nom du directeur général ou de la directrice générale de l'administration et préparer des pièces de correspondance, des rapports et des présentations, selon les besoins.
- Contribuer à la coordination des réunions interfonctionnelles.
- Fournir un soutien logistique en vue des réunions récurrentes des membres de la direction, ce qui suppose, notamment, de préparer les salles de réunion et de voir à l'installation du matériel pour le volet virtuel, en plus de rassembler et de distribuer des documents.
- Surveiller les calendriers de la division afin d'anticiper tout conflit quant aux échéances à venir et/ou aux activités prévues, puis de s'en occuper de manière proactive.
- Assurer la liaison lorsqu'il faut reporter des réunions ou apporter des rajustements quant à celles-ci afin de répondre aux demandes urgentes pour le compte d'intervenants internes ou externes.
- S'occuper de la gestion et du rapprochement des dépenses pour le compte du directeur général ou de la directrice générale de l'administration.
- Coordonner les déplacements, y compris en ce qui concerne le transport, les réservations d'hôtel et la planification de l'itinéraire.
- Préparer les itinéraires et voir à la coordination avec les autres intervenants pour harmoniser les calendriers des déplacements et des réunions.
- Soutenir la coordination des déplacements pour les membres de l'équipe de direction de la division lorsque des activités de représentation dans le cadre d'engagements à l'externe ou hors du lieu de travail sont prévues à l'horaire.
- Fournir un soutien administratif au quotidien.
- Prendre part à la surveillance des projets et fournir au directeur général ou à la directrice générale de l'administration des comptes rendus sur les échéances, les produits livrables et les tâches en suspens.
- Tenir et organiser les dossiers, en veillant à respecter les politiques de conservation de l'organisation.
- Agir à titre de contrôleur ou de contrôleuse pour ce qui est des communications reçues et, à cet égard, classer les demandes de renseignements par ordre de priorité et les acheminer aux membres concernés de l'équipe.
- Tenir à jour tous les systèmes de classement pour le compte du directeur général ou de la directrice générale de l'administration de même que de son équipe, y compris en ce qui touche les dossiers actifs, clos et archivés, le tout conformément à aux dispositions législatives applicables.
- Offrir un soutien pour ce qui est des activités liées à l'organisation réalisées par les divers services.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions, au besoin.
- Assurer la réception et l'organisation des communications destinées au directeur général ou à la directrice générale de l'administration, y compris les appels téléphoniques, le courrier et les courriels.
- Agir à titre de personne-ressource auprès de l'équipe des directeurs et des directrices, faciliter la communication et soutenir toutes les initiatives menées à l'échelle de multiples divisions, y compris lorsqu'il faut rassembler et consolider l'information pertinente provenant des directeurs et des directrices ou tirée des rapports ou des projets.
- Maintenir en place un système de suivi commun pour les projets et les tâches de la division, et ce, afin de permettre la visibilité et la responsabilité.
EXIGENCES :
- Diplôme d'études collégiales en administration des affaires ou en administration de bureau.
- Une expérience administrative de 3 à 5 ans auprès de cadres supérieurs ou une expérience équivalente au sein d'une organisation du secteur public est considérée comme un atout.
- Connaissance des organisations du secteur public et capacité de travailler dans un environnement délicat du point de vue politique.
- Capacité à maintenir des pratiques confidentielles en ce qui concerne les renseignements opérationnels.
- Capacité à collaborer avec de multiples intervenants, y compris le public, les